Per il nostro hotel, situato nel centro di Roma, ricerchiamo una figura amministrativa con comprovata esperienza nella gestione di attività di segreteria, contabilità di base e supporto gestionale.
La risorsa lavorerà a stretto contatto con la Direzione e con i reparti interni, garantendo precisione, organizzazione e rispetto delle scadenze amministrative.
Responsabilità principali
Attività di Segreteria Generale
Gestione e controllo quotidiano della PEC di tutte le società del gruppo.
Controllo delle fatture emesse dall’Hotel.
Invio e gestione pratiche relative alle utenze (volture, attivazioni, aumenti di potenza, cessioni/rimozioni contatori).
Verifica delle chiusure giornaliere dell’Hotel.
Controllo entrate tramite bonifici e monitoraggio storni.
Richiesta e verifica documentazione per pratiche bancarie (Ufficio Dispute – Banca Sella).
Invio presenze mensili al consulente del lavoro per l’elaborazione delle buste paga.
Pagamento stipendi, affitti e fornitori.
Verifica e compilazione dei contratti e documentazione amministrativa.
Predisposizione file Excel per la riconciliazione pagamenti, monitoraggio insoluti e analisi varie.
Prenotazione hotel e acquisto biglietti aerei/treno.
Gestione pagamenti multe.
Aggiornamento e modifica periodica delle password (email, Booking.com, Expedia, Kross).
Risoluzione di problematiche gestionali in collaborazione con i reparti interni.
Gestione, risposta e smistamento della mail aziendale quotidiana.
Predisposizione pratiche notarili (apertura nuova società, cessione quote, documentazione societaria).
Contatto con i fornitori per problematiche amministrative o contabili.
Attività di Contabilità
Inserimento della prima nota e registrazioni amministrative di base.
Gestione e pagamento F24.
Controllo correttezza delle buste paga.
Verifica dei saldi fornitori da liquidare.
Monitoraggio degli incassi clienti.
Invio delle fatture estere al commercialista per emissione autofatture.
Invio estratti conto bancari e carte di credito alla commercialista.
Invio mensile della prima nota per verifica centri di costo.
Quadrature periodiche con il commercialista (IVA, ritenute, fornitori, clienti, ecc.).
Aggiornamento giornaliero o settimanale dei pagamenti effettuati per riconciliazione interna.
Requisiti
Esperienza pregressa in ruoli amministrativi e di segreteria, preferibilmente in ambito Hospitality o strutture ricettive.
Ottima capacità organizzativa e precisione.
Conoscenza dei principali strumenti informatici (Pacchetto Office, Excel avanzato).
Capacità di gestione delle scadenze e autonomia operativa.
Buone doti comunicative e attitudine al problem solving.
Riservatezza, affidabilità e capacità di lavorare in contesti dinamici.
Offerta
Contratto commisurato all’esperienza.
Inserimento in una realtà strutturata, situata in una delle zone più prestigiose di Roma.
Orario full time.
Possibilità di crescita professionale all’interno del gruppo.
Contratto di lavoro: Tempo pieno
Sede di lavoro: via del Babuino